Bordøvelse: en halv dag i kriseledelsen

Mange virksomheder holder sig fra øvelser, fordi de tænker på omfattende beredskabstest: systemer, der lukkes ned, weekendarbejde og risiko for den daglige drift. En bordøvelse er det modsatte. Den foregår ved bordet, intet slukkes, og den viser alligevel, om planen holder.

Forberedelse

Inden øvelsen afklarer vi tre ting:

• Mål: Hvad vil vi teste? For eksempel hvor hurtigt kriseledelsen kan samles, beslutningsvejene eller kommunikationen udadtil.
• Scenarie: En hændelse, der passer til jeres forretning. Et ransomwareangreb på ERP-systemet, en datacenterleverandør, der går ned, eller en brand på lageret.
• Deltagere: Ledelsen eller en stedfortræder, IT, kommunikation og de ansvarlige for de kritiske processer. Seks til ti personer fungerer godt.

Forløb

Start. En kort gennemgang af reglerne: Der er ingen forkerte svar, og ingen bliver bedømt. Vi tester planen, ikke menneskene.

Situation 1. Den første melding kommer ind, sådan som den ville gøre i virkeligheden: ufuldstændig, måske modstridende. Kriseledelsen beslutter, hvem der tager over, hvem der skal informeres, og hvad der sker først.

Situation 2 og 3. Scenariet udvikler sig. En leverandør svarer ikke, en kunde ringer, pressen spørger. Nu viser det sig, om roller og kontakter passer.

Evaluering. Hvad virkede, hvor gik det i stå, hvad mangler i planen? Observationerne noteres, mens alle stadig er i rummet.

Resultat

Efter øvelsen får I en rapport med scenarie, deltagere, observationer, mangler og konkrete tiltag. Den giver ledelsen et grundlag og hjælper ved næste audit, fordi den viser, at planen ikke kun findes, men er blevet øvet.

Den mest almindelige effekt

I næsten hver øvelse kommer der et øjeblik, hvor nogen siger: „Sådan står det i planen, men det ville aldrig virke.“ Den sætning alene er den halve dag værd, for i en rigtig krise ville den koste langt mere.